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  1. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

INVESTI Real Estate ostenta calidad de Responsable del Tratamiento de los datos personales, con relación a los diversos procesos que se manejan con sus empleados, socios, clientes y visitantes, por ello, en cumplimiento de la Constitución y la Ley 1581 de 2012, así como su Decreto reglamentario 1377 de 2013, expide su política de privacidad de datos.

  1. ALCANCE

Estas políticas son de obligatorio y estricto cumplimiento por parte de todos los empleados y cubren todos los aspectos administrativos, organizacionales, comerciales y de control, que deben ser cumplidos por la gerencia, empleados, contratistas, patrocinadores, aliados, proveedores y terceros que laboren o tengan relación directa con la organización, quienes deben observar y respetar estas políticas en el cumplimiento de sus labores, como en la ejecución de sus contratos de servicios y en el desarrollo de cualquier relación comercial con INVESTI Real Estate, en el caso de contratistas, proveedores y aliados se regulará contractualmente la relación entre estos y la organización, conforme a las directrices que se establecerán mediante el presente documento, con el fin de sujetarlos al cumplimiento de lo establecido en el mismo.

Para los titulares de la información personal, estas políticas servirán de guía al momento de ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar, incluir, ocultar y suprimir la información personal, que de estos se haya recolectado por INVESTI Real Estate.

El incumplimiento de estas políticas originará sanciones de tipo laboral y civil para los obligados a su cumplimiento, esto sin perjuicio de las sanciones penales correspondientes a la violación de datos personales, tipificada como delito por la Ley 1273 de 2009, en el Código Penal Colombiano.

  1. INTEGRACIÓN

Las políticas de protección de datos hacen parte de todos los procesos internos de INVESTI Real Estate en los cuales se recopilan datos personales, garantizando el cumplimiento integral de la normatividad vigente.

  1. EXCLUSIONES

De la presente regulación de la política de protección de datos, se excluyen todas aquellas bases de datos, cuya información no sea de carácter personal, de igual forma, de conformidad a la Ley 1581 de 2012, se excluyen también las bases de datos que tengan las finalidades establecidas en los literales b, c, d, e y f, del artículo 2 de la citada Ley, no obstante, se resalta que INVESTI Real Estate no trata bases de datos personales que atiendan a las finalidades establecidas en esas disposiciones normativas.

Es necesario destacar que de estas políticas se excluyen también las bases de datos de uso personal o doméstico, salvo cuando estas vayan a ser suministradas a un tercero, caso en el cual se deberá contar con la autorización de los titulares de la información que estén dentro de la base de datos.

  1. DEFINICIONES

Las siguientes definiciones se tendrán en cuenta para las presentes políticas como para el tratamiento de datos personales en la institución. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales. Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento. Dato enmascarado: Aquél que no permite la identificación de un titular. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Datos sensibles. Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. Implementación: Proceso para la implementación y ejecución de las políticas de privacidad y protección de datos. Medidas Técnicas: Son las medidas técnicas y tecnológicas, como firmas digitales, firmas electrónicas, cifrado de datos entre otras, para garantizar la protección de la información y los datos en INVESTI Real Estate. Oficial de privacidad o de protección de datos: Es la persona o dependencia dentro de INVESTI Real Estate 360, la cual tendrá como función la vigilancia y control de la presente política bajo el control y supervisión de la Gerencia General. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. Supresión: Procedimiento en virtud del cual el responsable cesa en el uso de los datos. La supresión implicará el bloqueo de los datos, consistente en la identificación y reserva de los mismos con el fin de impedir su tratamiento excepto para su puesta a disposición de las Administraciones públicas, Jueces y Tribunales, para la atención de las posibles responsabilidades nacidas del tratamiento y sólo durante el plazo de prescripción de dichas responsabilidades. Transcurrido ese plazo deberá procederse a la supresión de los datos. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

  1. DIRECTRIZ GENERAL DE PROTECCIÓN DE DATOS

Para dar cumplimiento a las políticas de protección de datos y a las obligaciones de la Ley 1581 de 2012, sus Decretos Reglamentarios y las demás normas que la complementen, adicionen o modifiquen, se debe tener en cuenta lo siguiente para el manejo de información y datos personales en INVESTI Real Estate.

Para INVESTI Real Estate la información personal es uno de los activos más importantes, como consecuencia, el tratamiento de esta información se realiza con un máximo nivel de diligencia y atendiendo en todo caso, a lo establecido por la ley, para garantizar a las personas el pleno ejercicio y respeto por su derecho de Habeas Data. La información que se encuentra en las bases de datos de INVESTI Real Estate ha sido obtenida en desarrollo de la actividad de la organización, en todo caso su recopilación se ha hecho y se hará siempre atendiendo a los criterios y normatividad legal.

  1. PAUTAS PARA LA PROTECCIÓN DE LOS DATOS PERSONALES EN INVESTI Real Estate

Para el cumplimiento de las políticas de protección de datos personales, dentro de INVESTI Real Estate se observarán las siguientes reglas generales.

  1. INVESTI Real Estate tomará todas las medidas técnicas y jurídicas para asegurarse de la implementación de la presente política.
  1. Se incluirá dentro del plan anual de auditoría de la organización, la revisión de la implementación y cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, como de ésta política, por parte de cada área y proceso de INVESTI Real Estate.
  1. Es responsabilidad de los funcionarios de INVESTI Real Estate reportar cualquier incidente de fuga de información, violación de datos personales, comercialización no autorizada de datos personales de adultos, suplantación de identidad, o de cualquiera otra conducta que pueda vulnerar la intimidad de una persona.
  1. INVESTI Real Estate deberá estar atento a las distintas instrucciones en protección de datos como los mecanismos que se creen por parte de la Delegatura de Protección de datos personales de la Superintendencia de Industria y Comercio, con el fin de implementarlos y divulgarlos a toda la organización, con el fin de garantizar el cumplimiento integral de la normatividad expedida en la materia.
  1. RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN PERSONAL, Y AUTORIZACIÓN DEL TITULAR

INVESTI Real Estate hará saber al titular del dato de manera previa, expresa e informada a la autorización del tratamiento de sus datos personales, sobre la existencia y aceptación de las condiciones particulares del tratamiento de sus datos en cada caso, informándole los mecanismos y procedimiento que tiene para actualizarlos, rectificarlos, eliminarlos o ejercer cualquier otra acción derivada del derecho de Habeas Data sobre ellos, en las bases de datos con información personal o sensible.

  1. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN

Los titulares de los datos personales podrán en cualquier momento solicitar a INVESTI Real Estate, la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el tratamiento de los mismos. La solicitud de supresión de la información no es procedente cuando el Titular tenga un deber legal o contractual. El Titular tiene dos opciones para revocar su consentimiento:

  1. Solicitar la revocatoria sobre la totalidad de las finalidades consentidas; INVESTI Real Estate a partir de esa solicitud y hacia el futuro no podrá volver a tratar los datos personales del titular, a menos que el titular en un futuro autorice nuevamente el tratamiento de los mismos.
  1. Solicitar la revocatoria parcial del consentimiento; INVESTI Real Estate a partir de esa solicitud, y hacia el futuro podrá seguir tratando los datos para la finalidad o finalidades que no fueron revocadas por el Titular. Teniendo en cuenta lo anterior, es necesario que el titular al momento de solicitar la revocatoria indique de manera clara y expresa si la revocación que requiere es total o parcial.
  1. TRATAMIENTO AL QUE SERÁN SUJETOS LOS DATOS PERSONALES EN PODER DE INVESTI Real Estate

A los datos personales que reposen en Bases de Datos, ya sean físicas o electrónicas, se les realizará un tratamiento, el cual consiste en las siguientes actividades:

    1. Recolección  de información.

INVESTI Real Estate recolecta la información de los Titulares, utilizando los siguientes mecanismos:

  1. Registro por landing page de eventos.
  2. Portal Web (Solicite más información).
  3. E-mail masivos para suscripción a eventos.
  4. Por descarga de la Guia de compra INVESTI Real Estate
  5. Formatos de control de asistencia a eventos y/o capacitaciones.
  6. Mediante llamadas telefónicas
    1. Almacenamiento de la información de los Titulares interesados.

Los datos recaudados y las autorizaciones serán almacenados en las bases de datos de INVESTI Real Estate, que se encuentran en soportes físicos y electrónicos, las cuales permanecerán bajo su custodia en condiciones de idoneidad, confidencialidad y seguridad generalmente admitidas. Sólo el personal autorizado podrá acceder a estas bases de datos. Se observarán los protocolos de acceso y seguridad que se consideran estándar en estas actividades para evitar la vulneración o manipulación de la información recopilada.

    1. Video Vigilancia

INVESTI Real Estate se encuentra en la obligación de velar por la seguridad de todos sus visitantes, sus copropietarios, arrendatarios y clientes en general, así como la de sus empleados, contratistas y representantes, por lo cual su dispositivo de seguridad, cuenta con un circuito cerrado de televisión, con el cual se busca tener el control de las personas que se encuentran en las instalaciones de la organización, como de prevenir conductas delictivas, terroristas y en general cualquier hecho que afecte o pueda afectar la integridad de las personas. Esta información no permanecerá de manera indefinida en las bases de datos de la organización, solo se mantendrá por un tiempo necesario para ejercer el monitoreo de seguridad conforme a las directrices de la dirección de seguridad de INVESTI Real Estate.

  1. FINALIDADES CON LA QUE SE EFECTÚA LA RECOLECCIÓN DE DATOS PERSONALES Y TRATAMIENTO DE LOS MISMOS

La recolección y tratamiento de datos personales por parte de INVESTI Real Estate, relativa a sus clientes, visitantes, empleados y proveedores obedece a las finalidades descritas a continuación:

    1. VISITANTES
  1. Envío de correo electrónico masivo y demás mensajes de datos y contacto telefónico, con fines de actualización de datos, así como informando sobre los eventos y actividades comerciales en INVESTI Real Estate.
  1. Remisión de ofertas, incentivos y promociones de los proyectos.
  2. Envío de felicitaciones y congratulaciones por fechas especiales.
  3. Enviar encuestas de opinión sobre la satisfacción de clientes, usuarios y potenciales clientes.
  4. Análisis y segmentación de la información para elaborar estudios y estadísticas sobre preferencias de consumo.
    1. CLIENTES
  1. Creación de clientes para efectos de facturación.
  2. Manejo de datos para contacto del cliente con fines de calidad del servicio.
    1. EMPLEADOS Y COLABORADORES TEMPORALES
  1. Gestión de la relación laboral, que incluye específicamente los pagos de salarios, el control de novedades laborales como incapacidades, permisos, el control de acceso y horario de trabajo del empleado, el control del personal activo de la compañía, seguimiento al cumplimiento de las funciones del empleado, las afiliaciones y aportes a seguridad social y cajas de compensación tanto de los empleados como de sus familiares, cuando a ello hubiere lugar.
  2. Evaluación y seguimiento del entorno social del empleado.
  3. Control de asistencia a capacitaciones.
  4. Realización de actividades y eventos de integración y recreación.
    1. PROVEEDORES
  1. Contacto para cotizaciones, publicaciones de ofertas, como para la gestión de las relaciones comerciales que surjan, con el objeto de adquirir sus productos o servicios como insumos para el funcionamiento de la organización.
  2. Ingreso en sistema contable, con el fin de realización de pagos y demás procesos propios de las obligaciones derivadas de los contratos.
  1. FINALIDADES COMUNES

Además de las finalidades mencionadas anteriormente, las cuales varían de acuerdo a la calidad que los titulares de la información tienen frente a INVESTI Real Estate como Responsable del Tratamiento (Visitantes, Clientes, Empleados, Proveedores), se establecen las siguientes, como finalidades comunes del tratamiento de los datos que se encuentren en las bases de datos de la organización:

  1. La seguridad en las instalaciones de INVESTI Real Estate, por lo cual se practica la video vigilancia en el showroom, mediante circuito cerrado de televisión, el cual es administrado por la organización.
  1. Reacción a contingencias como incendios, terremotos, inundaciones que afecten la integridad de las instalaciones o de las personas dentro de ellas.
  1. AVISOS DE PRIVACIDAD

Para efectos de la recolección de información, se pondrá a disposición del Titular las políticas de tratamiento de la información, INVESTI Real Estate informará por medio de un icono de selección la aceptación de las mismas al igual que las contendrá adjunto en la página web.

  1. NECESIDAD Y TEMPORALIDAD DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES.

INVESTI Real Estate solo podrá recolectar, almacenar, usar o circular los datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Una vez cumplida la o las finalidades del tratamiento, y sin perjuicio de las normas legales que dispongan lo contrario, procederá a la supresión de los datos personales en su posesión. No obstante, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.

  1. RELACIONES CONTRACTUALES QUE INVOLUCREN ACCESO A DATOS PERSONALES
    1. Vinculación por contrato laboral: Para el ingreso de funcionarios nuevos con contrato laboral, es necesario que cada funcionario que empiece a realizar algún tipo de labor, manifieste conocer, aceptar y aplicar las políticas de protección de datos personales; de igual forma, se requiere la firma de la autorización correspondiente para el manejo de datos necesarios para el proceso de selección y los que se utilicen para desarrollo de la relación laboral.

El Proceso de Talento Humano deberá velar para que, en cada incorporación de un nuevo funcionario, contratista, aliado se exija el conocimiento, la firma y aceptación de la presente política, como de las autorizaciones y los demás documentos que la complementen.

    1. Vinculación por prestación de servicios: Para las personas que se vinculan a INVESTI Real Estate mediante prestación de servicios deberán conocer y aceptar las políticas de protección de datos personales, obligarse a su cumplimiento y suscribir el acuerdo de confidencialidad estructurado con fines de protección de información personal y corporativa.
    1. Vinculación comercial: En los casos de proveedores, aliados o terceros con los que se desarrollen relaciones comerciales que involucren acceso, tratamiento, transmisión o transferencia de datos personales, se establecerá en los respectivos procesos por parte de las distintas áreas encargadas, las cláusulas, anexos, contratos, o procedimientos para asegurar la protección de la información y los datos personales en dichas relaciones, ya sea cláusula de auditoría sobre la información, devolución de información, contratos de transferencia y transmisión de información, entre otras.
  1. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DE HABEAS DATA

Los titulares cuya información se encuentre en bases de datos de propiedad de INVESTI Real Estate, o los terceros legitimados por ley o autorizados expresamente y por escrito por parte del titular, para el ejercicio de sus derechos de Actualización, Rectificación, Conocimiento o Supresión de su información personal podrán utilizar los siguientes mecanismos para el envío de su petición:

  1. Envío de petición escrita en medio físico a la CALLE 71 # 5-97
  2. Enviar un correo manifestando de manera expresa su solicitud (conocer, actualizar, rectificar o suprimir sus datos personales) al correo comercial6@inmobiliariapmi.com

Independientemente del medio utilizado para enviar la petición en ejercicio de los derechos aquí contemplados, la petición será atendida dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la recepción de la petición por parte del Área Competente en los casos que se trate de una consulta, mientras que en los casos que se trate de reclamo se atenderá dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la recepción. El área competente informará al titular sobre la recepción de la petición. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Si el reclamo o consulta del titular resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción de la petición para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

  1. LEGITIMACIÓN EN EL EJERCICIO DE DERECHOS Y REQUISITOS

El ejercicio de estos derechos es personalísimo y solamente puede actuar el titular de los datos por cualquiera de los procedimientos siguientes: a) Por el propio titular, acreditando su identidad. Por esa razón, no serán atendidas las solicitudes de ejercicio que se efectúen sin acreditar la identidad del titular. b) Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad. c) Por el representante legal del titular, previa acreditación de su condición, cuando éste se encuentre en situación de incapacidad o minoría de edad que le imposibilite el ejercicio de esos derechos.

d) Por un representante voluntario expresamente designado para el ejercicio de ese derecho, que tendrá que aportar el poder debidamente constituido para su representación. Los requisitos de la petición, son los siguientes: a) Nombre, apellidos del titular y fotocopia de su cedula de ciudadanía o extranjería, o pasaporte y, en los casos que se admita, de la persona que le represente, así como del poder de representación. La fotocopia del documento de identidad o del pasaporte podrá ser sustituida por copia de documento equivalente que acredite su identidad conforme a derecho. b) Petición en que se concreta la solicitud. Cuando se trate del derecho de acceso, se deberá especificar el sistema de consulta elegido y cuando se trate de solicitud de rectificación o supresión se deberá indicar el dato que es erróneo y la corrección que debe realizarse c) Domicilio a efectos de notificaciones, fecha y firma del solicitante. d) Documentos acreditativos de la petición que formula, en su caso El titular deberá utilizar cualquier medio que permita acreditar el envío y la recepción de la solicitud. Se rechazará la solicitud en los siguientes casos: a) Cuando sea presentada por persona jurídica. b) Cuando el solicitante sea una persona distinta del titular, sus causahabientes o de su representante. c) Cuando no se indique la base de datos sobre la que se ejercitan los derechos de acceso, rectificación o supresión. d) En el caso del derecho de rectificación, cuando no se indique el dato que es erróneo y la corrección que debe realizarse. e) Cuando se trate de solicitudes genéricas. f) Si solicitado el acceso, la rectificación o supresión, se considera que no procede acceder a la solicitud del titular, así se le indicará de forma motivada, dentro del plazo de 10 días hábiles y de 15 días hábiles para la rectificación o supresión a contar desde la recepción de la solicitud. Si la solicitud del titular de la información, no

cumple con estos requisitos, no podrá ser atendida y de ser posible, se requerirá al peticionario para que la subsane.

  1. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN

De acuerdo a lo establecido en la Ley estatutaria 1581 de 2012, sobre protección de datos personales y su decreto reglamentario 1377 de 2013, los derechos que le asisten a los titulares de la información sobre los cuales INVESTUSA 360 debe velar para su cumplimiento y garantizar su ejercicio, son:

  1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a INVESTI Real Estate (Responsable y/o Encargados del Tratamiento). Este derecho podrá ser ejercido igualmente por el Titular frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
  2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a INVESTI Real Estate para el tratamiento de los datos personales, salvo en los casos exceptuados por la ley (Artículo 10 de la Ley 1581 de 2012).
  3. Ser informado por INVESTI Real Estate (Responsable y/o Encargado del Tratamiento) previa solicitud, respecto del uso que ha dado a sus datos personales.
  4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente para la protección de datos personales.
  5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato a INVESTI Real Estate cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la Ley y a la Constitución.
  6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
  7. Conocer los cambios sustanciales en la política de protección de datos concernientes a la finalidad e identificación del responsable del tratamiento, a más tardar al momento de la entrada en vigencia de las nuevas políticas.
  8. Para los titulares cuya recolección de datos se realizó con anterioridad a la expedición del Decreto 1377 de 2013, poner en conocimiento las políticas de tratamiento expedidas bajo la regulación de éste.
  9. Acceso a la información personal, para lo cual los encargados y responsables deberán implementar los mecanismos sencillos y ágiles para que se garantice el acceso permanente.
  10. Ejercer el derecho de acceso para actualizar, rectificar, eliminar datos personales.
  1. VIGENCIA Y ACTUALIZACIÓN

La fecha de entrada en vigencia de las presentes políticas es 25 de febrero 2020. Así mismo su actualización dependerá de las instrucciones del oficial de privacidad de INVESTI Real Estate en concordancia con los lineamientos de la Gerencia General, así como de las extensiones reglamentarias que haga la Superintendencia de Industria y Comercio como ente de vigilancia y control.

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